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Neues Online-Managementsystem für allgemeinmedizinische Praktika – Implementierung und Evaluation

DOI: 10.3238/zfa.2011.0509

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Monika Sennekamp, Ferdinand Michael Gerlach, Hans-Michael Schäfer, Gisela Taeuber, Christian Hehne

Schlüsselwörter: Einteilung Studierender Lehrveranstaltungen Online-Management Evaluation

Hintergrund: Der Verwaltungsaufwand für die 1:1-Einteilung Studierender in akademische Lehrpraxen zur Absolvierung des Blockpraktikums Allgemeinmedizin ist aufwendig und geht mit Fehlern im Abgleich von Listen und Praxiszuteilungen einher. Zudem beklagten Studierende mangelnde Transparenz und waren unzufrieden mit einer als ungerecht empfundenen Einteilung. Im Jahr 2007 wurde am Frankfurter Institut für Allgemeinmedizin ein Online-Managementsystem für Lehrveranstaltungen entwickelt mit dem Ziel, Aufwand und spezifische Probleme zu minimieren.

Methodik: Eine Mitarbeiterin des Instituts entwickelte in Zusammenarbeit mit einem externen Programmierer eine Software für ein Online-Managementsystem. Den Studierenden sollte damit die selbstständige Reservierung bzw. Buchung von Praktikumsplätzen ermöglicht werden.

Evaluation: Eine Kohorte von 206 Studierenden des SS 2009, die im selben Jahr das Blockpraktikum Allgemeinmedizin absolviert hatten, wurde anhand eines Fragebogens gebeten, das Online-Managementsystem zu bewerten und wurde zu den jeweiligen Auswahlkriterien für die favorisierte Lehrpraxis befragt.

Ergebnisse: Die Verwaltungskräfte gaben eine sehr hohe Zufriedenheit mit dem Online-Managementsystem hinsichtlich Arbeitsentlastung und Fehlervermeidung an. Auch die Studierenden zeigten sich mit dem Online-Managementsystem sehr zufrieden. Auf einer Schulnotenskala von 1 (sehr gut) bis 6 (ungenügend) haben sie verschiedene Aspekte des Systems mit Mittelwerten zwischen 1,76 und 2,39 bewertet. 78% der Studierenden haben ihre „Wunschpraxis“ erhalten.

Diskussion/Schlussfolgerung: Zeit- und Arbeitsaufwand der Verwaltungskräfte und Lehrverantwortlichen konnten durch die Etablierung des Online-Eintragungssystems deutlich reduziert werden. Auch die Fehlerquote der zu erstellenden Listen ging deutlich zurück. Das Online-Managementsystem kann die Vorliebe Studierender für universitätsnahe Stadtpraxen nicht beeinflussen. Zusammenfassend bewerten wir die positive Beurteilung und hohe Zufriedenheit mit dem Eintragungssystem durch Studierende und Organisatoren als Signal, das Online-Managementsystem auch für andere Lehrveranstaltungen zu empfehlen.

Einleitung

Mit der Umsetzung der Ärztlichen Approbationsordnung von 2002 werden Studierende im Fach Allgemeinmedizin für einen umschriebenen Zeitraum ausgewählten und akkreditierten akademischen Lehrpraxen im 1:1-Lehrverhältnis zugeteilt. Dies bedeutet einen erheblichen administrativen Aufwand. Zudem müssen die immer komplexer werdenden curricularen Voraussetzungen bei der Einteilung einzelner Studierender zu bestimmten Zeiten in die Praxen berücksichtigt werden.

Im Institut für Allgemeinmedizin der Goethe-Universität Frankfurt müssen jährlich ca. 400 Studierende das „Blockpraktikum Allgemeinmedizin“ absolvieren. Hierfür stehen dem Institut etwa 110 Lehrpraxen zur Verfügung. Pro Jahr werden in 16 Zeitblöcken jeweils zwei Wochen dauernde Blockpraktika in den Praxen angeboten, die von je einem Einführungs- und Abschlussseminar begleitet werden.

Alle Lehrpraxen melden dem Institut die Anzahl und Zeiträume möglicher Praktikumsplätze. Diese können zwischen einem und 16 Blöcken pro Jahr und Praxis variieren, d.h. eine Praxis kann zwischen einem und 16 Studierenden pro Jahr aufnehmen. Durch die verpflichtende 1:1-Einteilung der Studierenden in die Praxen und die zum Teil erheblich differierenden Angebote der einzelnen Lehrpraxen ergibt sich bei einer Gesamtzahl von 110 Lehrpraxen ein erheblicher Arbeitsaufwand für die Zuteilung.

Die Wünsche der Studierenden betreffen in der Regel vier Faktoren:

  • 1. eine bestimmte Praxis
  • 2. einen bestimmten Block (Zeitraum)
  • 3. Punkt 1 und 2 kombiniert
  • 4. Praxis nah an Wohnort oder Universität

Das Sekretariat zählte aufgrund der speziellen Wünsche etwa 600 Kontakte mit von der Zuteilung betroffenen Studierenden pro Jahr. Dies hing auch damit zusammen, dass die Studierenden bei der Angabe ihrer Wünsche oft noch nicht wussten, welche Praxis in welchem Zeitraum einen Praktikumsplatz anbietet. Die vorgenommene Zuteilung führte häufig zu einer Unzufriedenheit der Studierenden.

Die Einteilung der Praktikumsplätze nahm in jedem Semester ca. 50–60 Stunden Arbeitszeit für das Sekretariat in Anspruch und bedeutete zudem eine erhebliche zeitliche Belastung für die am Institut für die Lehre verantwortlichen wissenschaftlichen Mitarbeiter, die häufig Auskunft über Praxisbesonderheiten oder -schwerpunkte geben mussten. Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation entstand die Idee, das komplexe Angebot seitens des Instituts und der Lehrpraxen mit der Nachfrage und den Wünschen der Studierenden zu verbinden und in einer transparenten, strukturierten Form zu veröffentlichen.

Im Jahr 2006 wurde nach bestehenden Eintragungssystemen gesucht, die der Vielseitigkeit allgemeinmedizinischer Lehrveranstaltungen samt Einteilungsmodalitäten gerecht werden sollte. Da bei ausgiebiger Recherche, auch in einschlägigen wissenschaftlichen Datenbanken unter den Schlüsselwörtern „Einteilung Studierender – Lehrveranstaltungen – Online-Eintragung bzw. Online-Management“ [1], kein adäquates System gefunden wurde, beschloss das Institut für Allgemeinmedizin, ein eigenes Eintragungssystem zu entwickeln, das online von jedem Rechner aus einfach zu bedienen sein sollte.

Ziele waren dabei:

  • den Zeit- und Arbeitsaufwand zu verringern und damit die Zufriedenheit der Verwaltungskräfte zu erhöhen,
  • die Fehlerquote der Zuteilungslisten zu senken (z.B. Einteilung exmatrikulierter oder im Ausland weilender Studierender),
  • die Zufriedenheit der Lehrärzte und Studierenden durch Transparenz und die Möglichkeit des Buchens einer Wunschpraxis zu erhöhen und damit,
  • eine größere Gerechtigkeit bei der Einteilung in die Praxen zu erreichen.

Methode

Entwicklung des Online- Buchungssystems

Basierend auf den Erfahrungen des Instituts mit bisherigen Einteilungsmodalitäten, Verbesserungsvorschlägen von Studierenden, Lehrpraxen und Institutsmitarbeitern, die die Einteilungen durchgeführt haben, wurde ein Online-Managementsystem für die Eintragung und Buchung entwickelt. Dabei lag der Schwerpunkt der Neukonzeption auf einem ressourcenoptimierenden, flexibel reagierenden, ausbau- und anpassungsfähigen Online-Managementsystem zur Reservierung und Buchung für allgemeinmedizinische Lehrveranstaltungen. Bei der Konzeption des Systems wurde Wert darauf gelegt, das Layout individuell an die Seiten der Instituts-Webseiten anpassen zu können. Zur Reduktion von Lizenzkosten wurden gezielt Open Source-Anwendungen verwendet (MySQL-Datenbank, PHP mit PEAR und Smarty).

Zum Jahreswechsel 2006/2007 wurde ein externer Programmierer gewonnen, der die Entwicklung des genannten Systems ab 2007 gemeinsam mit den Verantwortlichen voranbrachte. In enger Zusammenarbeit zwischen Institut, Programmierer, Dekanat und Hochschulrechenzentrum mussten viele Herausforderungen überwunden werden, wie zum Beispiel:

  • Möglichkeit einer eigenen Servernutzung zur Speicherung von Daten Studierender
  • Abgleich der Studierendendaten des Dekanats mit dem eigenen System
  • Kompatibilität der Datenbanken
  • Externe, sichere Zugangsmöglichkeiten
  • Datenzugriffe und -pflege
  • Geschwindigkeit
  • Firewall
  • Individuelles Passwort

Zentraler Bestandteil sollte eine Generierung von Listen sein, die sich automatisch aktualisieren, sobald eine Änderung an einem Punkt der Ausgangsdaten vorgenommen wird. Damit sollte gewährleistet sein, zu jedem Zeitpunkt auf allen Listen über die aktuellen Daten verfügen zu können und Fehler zu vermeiden:

  • Gemeldete-/berechtigte Studierende
  • Automatische Bestätigungsmail an die Studierenden nach erfolgreicher Eintragung (ins Blockpraktikum)
  • Einteilungsliste für die Studierenden
  • Anwesenheitslisten für die Lehrpraxen und Begleitseminare, jeweils getrennt nach unterschiedlichen Zeiträumen/Blöcken (bis zu zehn in einem Semester)
  • Rückmeldeliste, welche Studierende am Ende des Semesters tatsächlich erfolgreich am Praktikum teilgenommen haben

Das System wurde vor der Inbetriebnahme mit 20 simulierten Studierenden und 10 simulierten Lehrpraxen pilotiert.

Evaluation der Online-Eintragung

Institutsmitarbeiterinnen und Studierende haben sich vor Einführung des Online-Managementsystems mündlich sehr unzufrieden mit der Handhabung der Einteilung zum Blockpraktikum geäußert. Auch in den Freitextangaben auf dem Evaluationsbogen nach Abschluss des Blockpraktikums haben Studierende die Zuteilungspraktiken als unbefriedigend und ungerecht bewertet.

Zwei Jahre nach Einführung des Systems erfolgte eine strukturierte schriftliche Evaluation der Studierenden mittels eines speziell entwickelten Fragebogens. Dieser wurde an eine zufällig ausgewählte Kohorte von 206 Studierenden verteilt, die das Blockpraktikum gerade absolviert hatten.

Neben Angaben zu Alter und Geschlecht sollten die „Möglichkeit der Online-Eintragung“, „technische Funktion“, „Übersichtlichkeit der Eintragungsseiten“ und „Nützlichkeit eines Links zu den Lehrpraxen“ bewertet werden. Darüber hinaus wurden die Studierenden in dem Fragebogen zu Auswahlkriterien für die jeweils favorisierte Lehrpraxis befragt, ob sie ihre Wunschpraxis erhalten haben und ob sie das Eintragungssystem auch anderen Fachgebieten weiterempfehlen würden.

Ergebnisse

Online-Managementsystem

Nach der erfolgreichen Pilotierung des Systems konnten sich die Studierenden in Frankfurt erstmals für das Wintersemester 2007/08 online zum Blockpraktikum Allgemeinmedizin anmelden.

Das Online-Managementsystem zeichnet sich durch eine einfache Bedienung aus. Die Daten der teilnahmeberechtigten Studierenden werden vom Dekanat an den Lehrveranstalter geschickt. Das System benötigt lediglich eine Tabelle mit den Matrikelnummern der Studierenden und kann durch diese automatisch aktuelle Daten einfügen bzw. Daten korrigieren (Vornamen, Nachnamen, Geschlecht, Semester, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse der Studierenden).

Die Kapazitäten und Angaben der Lehrpraxen werden momentan noch auf einem Formular per E-Mail oder Fax gesendet. Diese werden nach der Eingabe in vorstrukturierte Masken (durch studentische Mitarbeiter/innen) im Online-Eintragungssystem übersichtlich angezeigt.

Eine Meldung der Praxiskapazitäten direkt im System ist in Planung. Allen berechtigten Studierenden wird der Eintragungszeitraum ca. drei Wochen vor Beginn per E-Mail mitgeteilt. Sie erhalten einen Link zur Internetseite des Instituts für Allgemeinmedizin, auf der Voraussetzungen und Bedingungen zur Praktikumsteilnahme, Scheinvergabekriterien, Lehrmaterialien sowie der Link zur Online-Eintragung aufgezeigt werden. Die Studierenden können sich anhand ihrer Matrikelnummer und ihres persönlich hinterlegten Passwortes beim Dekanat ins Eintragungs-System einwählen. Falls es zwischenzeitlich Änderungen in der Dekanatsdatenbank gab, werden diese zeitgleich während des Einloggens mit den Daten des Online-Eintragungssystems abgeglichen.

Beim Einloggen prüft das System die Identität und Zugangsberechtigung der Studierenden. Falls letztere nicht vorliegt, wird dem Studierenden automatisch die Ablehnung mitgeteilt.

Das System kann vom Administrator/Sekretariat auf zwei Eintragungsvarianten eingestellt werden:

  • 1. Buchungssystem: Studierende bekommen ausschließlich freie Plätze angezeigt und können nur diese belegen.
  • 2. Reservierungssystem: Studierende können jeden Platz belegen, dadurch entstehen möglicherweise Mehrfachbelegungen. In diesem Fall entscheidet das Losverfahren über die Zuweisung eines anderen Platzes.

Anhand eines Ampelsystems können die Studierenden übersichtlich einen freien Platz (grüner Punkt) oder einen bereits belegten Platz (roter Punkt) erkennen (Abb. 1).

Alle Praktikumsplätze können nach Suchkriterien sortiert werden (Arztname, Ort, Postleitzahl, Zeitraum/Blöcke), und über einen Hyperlink ist es möglich, die Lehrpraxen auf ihrer individuellen Praxisvorstellungsseite aufzurufen.

Sobald sich ein Studierender für einen Platz entscheidet (reserviert/bucht), werden ihm nochmals alle Daten inklusive zugehöriger Seminare übersichtlich angezeigt (Abb. 2). Zusätzlich wird die Möglichkeit gegeben, einen Alternativwunsch in ein Freitextfeld einzugeben. Das erleichtert dem Sekretariat im Falle eines Losverfahrens einen alternativen Platz zu finden und einzuteilen, ohne dass der Studierende nochmals kontaktiert werden muss.

Eine automatisierte Zuteilung von Alternativwünschen der Studierenden ist in Planung. Zur Zeit wird das Losverfahren noch per Hand im System vorgenommen. Abschließend erhalten die Studierenden automatisch eine Bestätigungsmail (Abb. 3).

Evaluation

Die verantwortlichen Verwaltungskräfte haben in den mündlichen Befragungen eine hohe Zufriedenheit mit dem Online-Eintragungssystem angegeben. Als Vorteile wurden genannt:

  • Arbeitsentlastung um mehr als 50–60% (geschätzt) der zuvor investierten Zeit
  • Verminderung der Fehler in Zuteilungslisten um ca. 90% (geschätzt)
  • Gute Übersichtlichkeit/Transparenz der Einteilung
  • Gute Funktion des Systems
  • Kaum noch zusätzliche Telefonate mit Lehrpraxen und Studierenden (geschätzter Rückgang um 80%)
  • Geringeres Konfliktpotenzial bei Gesprächen oder Telefonaten mit Studierenden und Lehrpraxen
  • Höhere Arbeitszufriedenheit

Studierende

Vor dem Einsatz des Systems gaben die Studierenden in E-Mails, Telefonaten und persönlichen Kontakten sowie in den Freitexten der allgemeinen Evaluationen eine hohe Unzufriedenheit über die Einteilungsmodalitäten an. Äußerungen wie „keine Übersicht der Praxisplätze“ oder „nie und nimmer wollte ich mein Praktikum in dieser Praxis absolvieren“ wurden angegeben. Nach der Einführung des Systems ist bei Studierenden des SS 2009, die das Blockpraktikum im selben Jahr absolviert haben, eine Änderung zur positiven Bewertung deutlich erkennbar.

Von den 206 befragten Studierenden waren 63,1% weiblich. Die Ergebnisse zu den einzelnen Fragen sind in Abb. 4 dargestellt. Die größte Altersgruppe bestand mit 60,3% aus 23 bis 25-jährigen Studierenden gefolgt von 30,6% Studierenden zwischen 26 und 30 Jahren. Die Studierenden haben in der schriftlichen Evaluation eine hohe Zufriedenheit mit dem Online-Eintragungssystem angegeben (siehe Tab. 1). Auf einer Schulnotenskala von 1 bis 6 (1=sehr gut, 6=ungenügend) haben sie die „Möglichkeit der Online-Eintragung“ mit einem Mittelwert von 1,84, die „Technik der Eintragung“ mit 1,76, die „Übersichtlichkeit der Eintragungsseiten“ mit 2,39, die „Nützlichkeit des Links zur jeweiligen Praxis-Homepage“ mit 1,87, und die „Weiterempfehlung an andere Fachgebiete“ mit 2,16 bewertet. Das Hauptkriterium für die Auswahl der Praxis war mit 81,8% die „Erreichbarkeit“. 78% der Studierenden haben ihre „Wunschpraxis“ erhalten.

Es wurden nur wenige Freitextangaben gemacht. Kritische Äußerungen betrafen hauptsächlich die Auswahl der Lehrpraxen in Hinblick auf die Erreichbarkeit: „Mehr Stadtpraxen anbieten!“, „... musste 45 Minuten zur Praxis fahren“. Die meisten waren sehr positiv, wie beispielsweise: „weiter so!“, „sehr gute Sache!“.

Weitere Befragungen sind in regelmäßigen Abständen geplant, um das System kontinuierlich weiter zu entwickeln.

Diskussion

Durch die Einführung des Online-Managementsystems im Blockpraktikum Allgemeinmedizin haben die Verwaltungskräfte eine deutlich spürbare Entlastung von ihren administrativen Aufgaben erfahren. Die Zeit für das Abgleichen von Listen und das Zuteilen Studierender zu geeigneten Lehrpraxen konnte ebenso reduziert werden wie die hohe Fehlerquote beim Erstellen von Listen, in denen immer wieder nicht zugangsberechtigte oder im Auslandssemester befindliche Studierende erschienen waren.

Auch die Studierenden haben die neue Art der „Praxisauswahl“ als sehr positiv bewertet. Nach wie vor steht nach Angabe der Befragten die Erreichbarkeit der Praxis im Vordergrund der Entscheidung.

Von Seiten der Institutsmitarbeiter/innen besteht nun mehr Transparenz bezüglich der Auslastung und der Ressourcen der einzelnen Lehrpraxen. Studierende haben durch das System insbesondere eine Übersicht über angebotene Zeiträume, die verkehrstechnische Lage der Praxis, Tätigkeitsschwerpunkte des Lehrarztes, Spektrum des Patientenklientels und der angebotenen Leistungen des Lehrarztes. Die Ergebnisse der studentischen Evaluationen zu den einzelnen Lehrpraxen werden momentan noch nicht online aufgeführt. Die Umsetzung wäre technisch ohne Probleme möglich. Dieses Thema wird schon seit langer Zeit kontrovers diskutiert und ist bis jetzt noch nicht endgültig geklärt, da beispielsweise persönliche Äußerungen der Studierenden zu bestimmten Lehrärzten kontinuierlich kritisch geprüft werden müssten.

Das Problem einer Bevorzugung universitätsnaher Stadtpraxen durch die Studierenden ließ sich erwartungsgemäß nicht lösen. Direkt im System gibt es die Möglichkeit, von einem „Reservierungssystem“ auf ein „Buchungssystem“ umzustellen. Damit kann eine Überbuchung von Praxen wahlweise per Losverfahren gelöst oder nach dem Prinzip „first come, first served“ zur Entscheidung gebracht werden.

Angesichts des sich anbahnenden Hausärztemangels auf dem Land bietet das System zudem die interessante Möglichkeit, durch Vorauswahl bestimmter Praxen vor der Freischaltung Einfluss auf die Gewichtung von Stadt- und Landpraxen zu nehmen. Hierbei können die Plätze aus den Land- und Stadtpraxen etwa im Gleichgewicht angeboten oder auch vermehrt Plätze in Landpraxen eingestellt werden. Viele Studierenden berichten nach dem Praktikum in einer Landpraxis, trotz höherem Fahrtaufwand, von einem lehrreichen und guten Praktikum.

Das Online-Managementsystem ist mit einfacher Umstellung der Programmierung problemlos auch auf andere Lehrveranstaltungen übertragbar. So wurde im Frankfurter Institut für Allgemeinmedizin im Jahr 2008 die Online-Eintragung auch für das Kleingruppenseminar „Kurs Allgemeinmedizin I“ eingerichtet. Studierende können einen Platz in einer Lehrveranstaltung mit 8–10 Studierenden reservieren/buchen, die ein Semester lang regelmäßig in einer der 25 wählbaren Lehrpraxen stattfindet. Aufgrund der Vorteile des inzwischen voll ausgereiften und stabil laufenden Systems wurde dieses in Frankfurt für die Organisation weiterer Lehrveranstaltungen (fachbereichsweites Promotionskolleg, Unterricht in zahnärztlichen Lehrpraxen) genutzt und auch anderen Standorten (Allgemeinmedizin der Universität Marburg) zur Verfügung gestellt.

Interessenkonflikte: keine angegeben.

Korrespondenzadresse

Gisela Taeuber

Institut für Allgemeinmedizin

Goethe-Universität Frankfurt am Main

Theodor-Stern-Kai 7, 60590 Frankfurt/Main

E-Mail: taeuber@allgemeinmedizin.<br/>uni-frankfurt.de

Literatur

1. Eine Literaturrecherche in der Datenbank DIMDI (Deutsches Institut für Medizinische Dokumentation und Information) mit den Suchbegriffen „Online – Eintragung – Studierende“, „Online – Eintragung – Lehrpraxen“, „Online – Buchung – Studierende“, „Online – Buchung – Lehreveranstaltung“ ergab am 12.04.2011 keinen Treffer. Auch eine Literaturrecherche in PubMed mit den Suchbegriffen „evaluation – online –registration – students“ und „evaluation – online – registration – medical education“ ergab keinen Hinweis auf verwertbare Literatur.

Abbildungen:

Abbildung 1 Datenmaske zur Reservierung in Praxen und Begleitseminaren.

Abbildung 2 Anzeige für Studierende während einer Reservierung/Buchung.

Abbildung 3 Automatisch erstellte Bestätigungsmail.

Abbildung 4 Gründe für die Auswahl einer Praxis (Mehrfachnennungen möglich, n = 206).

Tabelle 1 Evaluation des Online-Managementsystems durch Studierende; n = 206.

1 Institut für Allgemeinmedizin der Universität Frankfurt

2 Freiberuflich tätiger Programmierer

Peer reviewed article eingereicht: 12.07.2011, akzeptiert: 31.08.2011

DOI 10.3238/zfa.2011.0509


(Stand: 15.12.2011)

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